Na segunda-feira, dia 14 de fevereiro de 2022, foi editada a Portaria SGD/ME Nº 844, instituindo o modelo de contratação de serviços de outsourcing de impressão no âmbito dos órgãos e das entidades integrantes do Sistema de Administração dos Recursos de Tecnologia da Informação - SISP do Poder Executivo Federal.
Referida portaria veio em substituição ao Guia de Boas Práticas, orientações e vedações para contratação de serviços de outsourcing de impressão, lançado em 2017. Sua observância é necessária nos planejamentos da contratação iniciados após a sua vigência, e facultativo para os processos cujo planejamento da contratação tenham se iniciado antes de sua vigência ou para os casos de prorrogação de contratos anteriores.
De acordo com a portaria, a contratação de serviços de outsourcing de impressão deverá ser realizada observando-se o processo de contratação de solução de tecnologia da informação e comunicação disposto na Instrução Normativa nº 1, de 4 de abril de 2019 e o modelo de contratação descrito em seu anexo, este último de uso obrigatório pelos órgãos e entidades integrantes do SISP do governo federal, sendo possível, entretanto, a utilização de outros modelos de contratação, desde que devidamente justificado pela área técnica proponente, comunicado via Ofício e aprovado previamente pela Secretaria de Governo Digital - SGD.
A portaria traz a definição dos serviços de outsourcing de impressão: "a disponibilidade de equipamentos (multifuncionais e/ou impressoras) nas dependências da contratante, agregando a instalação de software de gerenciamento para monitoramento e tarifação/bilhetagem; a assistência técnica de manutenção preventiva/corretiva; e a reposição de insumos/peças/suprimentos, inclusive papel, quando justificado"; bem como identifica 3 modalidades de contratação para serviços de outsourcing de impressão: a) Cobrança por franquia de páginas mais excedente; b) Cobrança apenas por custo unitário de página (sem franquia); e c) Cobrança pelo fornecimento do equipamento mais custo unitário por página impressa (modalidade híbrida).
A preferência deve ser sempre pela contratação de outsourcing de impressão para atendimento das necessidades de impressões e cópias. No caso do órgão optar pela aquisição de equipamentos de impressão (situação que deve ser tratada como excepcional), deverá demonstrar a inviabilidade de se contratar o outsourcing de impressão, assim como a vantajosidade desta opção, por meio da análise de custo total de propriedade (TCO) envolvendo aquisição/manutenção/insumos e de estudos técnicos, comparando com as modalidades de outsourcing de impressão.
Para o dimensionamento da quantidade de páginas impressas e equipamentos, deve-se considerar, durante o planejamento da contratação, o consumo mensal ou anual de impressões e cópias por ambiente/departamento.
Na fase de planejamento também, o normativo recomenda a definição de indicadores de níveis de serviços, como meio de gerenciar a qualidade e a tendência dos serviços prestados, alinhando sua execução aos resultados pretendidos. Para tanto, a portaria determina que a definição dos indicadores deve considerar as necessidades de negócio, riscos e criticidades dos serviços, e apresenta e uma lista exemplificativa de indicadores: a) indicadores de Tempo de Atendimento Técnico (ITAT); indicadores de Substituição de Equipamentos (ISE); e indicadores de Troca por Reincidência de Defeitos (ITRD) .
